- Datei wählen — im Admin unter Kontakte → Kontakte importieren. Eine Spalte mit E-Mail-Adressen genügt; Name und Telefon nehmen wir mit, wenn sie da sind. Aus Excel: „Speichern unter" → „CSV (Trennzeichen-getrennt)". Semikolon, Komma und Tabulator erkennen wir selbst, auch Umlaute aus älteren Excel-Fassungen.
- Spalten zuordnen — wir raten die Zuordnung aus der Kopfzeile und zeigen die ersten Zeilen, damit du siehst, dass sie stimmt, bevor etwas entsteht.
- Woher kennst du diese Leute? — einmal für diese Datei. Danach steht die Zusammenfassung: wie viele neu sind, wie viele wir schon kannten, welche Zeilen keine gültige Adresse hatten.
Woher kennst du diese Leute?
Ohne Rechtsgrundlage darf niemand Werbung per E-Mail bekommen (§ 7 UWG). Deshalb fragen wir sie ab, bevor Kontakte entstehen — und nicht erst, wenn jemand widerspricht.
| Das wählst du | Das brauchst du dafür | Folge |
|---|---|---|
| Haben ausdrücklich zugestimmt | die Herkunft der Einwilligung (z. B. „Anmeldeformular Hausmesse, 14.06.2026") | Versand möglich |
| Bestandskunden (§ 7 Abs. 3 UWG) | alle vier Voraussetzungen, einzeln bestätigt | Versand möglich |
| Kein Nachweis | nichts | nur speichern |
Die vier Voraussetzungen für Bestandskunden bestätigst du einzeln, nicht als Sammelhaken: Adressen beim Verkauf erhalten, Werbung nur für eigene ähnliche Leistungen, Hinweis auf die Nutzung bei der Erhebung, Widerspruch jederzeit möglich. Fehlt eine, trägt die Grundlage nicht — dann bricht der Import ab, und es entsteht kein einziger Kontakt.
Wer über dein Anfrage-Formular (Ziel „Aufträge gewinnen") zustimmt und den Link in seiner Mail bestätigt, landet von selbst hier — mit Nachweis, ohne dass du etwas tun musst. Das ist die beste Quelle: Diesen Nachweis muss niemand behaupten.
„Kein Nachweis" ist eine Aussage, keine Lücke
Visitenkarten, Messestapel, alte Anfragen ohne Häkchen: Solche Adressen darfst du führen — du kennst diese Leute. Anschreiben darfst du sie nicht. Sie stehen in der Liste, mit dem Wort „Kein Nachweis" daneben, und bleiben bei jedem Versand außen vor.
Achtung: Wir fragen auch nicht per Mail nach der Erlaubnis. Eine Mail, die um Werbeerlaubnis bittet, ist selbst schon Werbung — sie wäre genau der Verstoß, den dieser Schritt verhindern soll. Der Weg zur Erlaubnis führt über dein Anfrage-Formular, einen Aushang oder das Gespräch im Laden.
Eine Tabelle ist kein Nachweis
Steht jemand mit „Kein Nachweis" in deiner Liste und eine neue CSV-Datei behauptet für ihn eine Einwilligung, bleibt es bei „Kein Nachweis". Anheben kann nur eine echte Bestätigung über dein Formular. Das ist unbequem und richtig: Sonst wäre die Rechtsgrundlage eine Frage der Datei, die zuletzt hochgeladen wurde.
Abmeldungen bleiben bestehen
Wer sich abmeldet, steht danach mit dem Stand abgemeldet in deiner Liste (Ansicht „Abgemeldet", zusammen mit den unzustellbaren Adressen) und bekommt nichts mehr. Zusätzlich merken wir uns einen Hash der Adresse in einer Sperrliste. Löschst du die Person später aus der Liste, bleibt der Hash: Lädst du dieselbe Datei ein Jahr später erneut hoch, wird sie nicht wieder angelegt — die Zusammenfassung zählt sie unter „abgemeldet — bleiben draußen".
Tipp: Der Satz über der Liste sagt dir jederzeit, wie viele deiner Kontakte wirklich anschreibbar sind — etwa „18 von 240". Die Zahl, die zählt, ist die erste.
Was mit deiner Datei passiert
Die CSV-Datei liegt nur zwischen Upload und Rechtsgrundlage auf dem Server und wird danach sofort gelöscht. Bricht der Vorgang ab — Fenster zu, Feierabend —, räumt der tägliche Lösch-Lauf sie nach 24 Stunden weg. Gespeichert bleibt die Charge: Dateiname, Zeitpunkt, wer bestätigt hat und welche Bedingungen angekreuzt waren. Das ist deine Antwort, wenn ein Jahr später jemand fragt, warum er Post bekommen hat.
Wie wir mit Bewerberdaten und Löschfristen umgehen, steht in Freundliche Absagen und automatische Löschfristen.
Löschen: einen, mehrere, alle
Jede Zeile hat rechts „Löschen" — und links ein Kästchen. Kreuze an, wen du loswerden willst, und klicke in der Leiste über der Liste auf „Ausgewählte löschen"; „Alle auf dieser Seite" kreuzt alle angezeigten Zeilen an (die Liste zeigt bis zu 500). Willst du eine ganze Ansicht leeren — etwa nach einem Import mit der falschen Datei —, klappe „Alle N Kontakte dieser Ansicht löschen" auf und tippe die Zahl ein, die dort steht; sie zählt die ganze Ansicht, auch was unterhalb der 500 liegt. Ohne die richtige Zahl passiert nichts. Die Ansicht ist der Filter: Mit „Abgemeldet" löschst du nur die Abgemeldeten und Unzustellbaren.
Gelöscht wird die Person; eine Abmeldung bleibt als Hash gespeichert, damit sie ein späterer Import nicht zurückholt. Jedes Löschen steht unter Konto & Lizenz › Letzte Datenzugriffe.
Grenzen der Datei
Bis zu 20 000 Zeilen und 5 MB je Datei — mehr ist kein Bestandskunden-Import. Adressen mit Umlaut in der Domain (müller.de) zählen als ungültig; die Zusammenfassung nennt die Zahl.
Versand
Der Versand an diese Kontakte läuft über Kampagne senden neben der Liste — nur an die, die anschreibbar sind. Wie das geht, steht in Kampagnen an Bestandskunden senden.