- Absagen per Knopf — in der Bewerbung auf „Freundliche Absage senden". Die Mail ist vorformuliert und respektvoll.
- Die Löschung läuft automatisch — abgesagte Bewerbungen werden nach Ablauf deiner Frist anonymisiert, mit Eintrag im Löschprotokoll. Talentpool-Einträge laufen 12 Monate nach der Einwilligung ab.
- Einzellöschung jederzeit — im Admin unter Bewerbungen kannst du jede Bewerbung sofort löschen; jeder Vorgang wird im System protokolliert.
Wie lange, entscheidest du
Du legst die Aufbewahrungsdauer fest. Datenschutzaufsichtsbehörden halten zur Abwehr möglicher AGG-Ansprüche bis zu sechs Monate nach Abschluss des Auswahlverfahrens für vertretbar.
Zur Wahl stehen 3, 4 oder 6 Monate; voreingestellt sind 6. Ändern kannst du das jederzeit unter Einstellungen → Datenschutz & Recht → Bewerbungen nach Absage aufbewahren. Die Änderung gilt ab dem nächsten nächtlichen Lauf, auch für Absagen, die schon vorliegen.
Achtung: Eine gesetzliche Frist für Bewerbungsunterlagen gibt es nicht. Wer dir eine nennt — auch wir taten das bis September 2026 —, rechnet § 15 Abs. 4 AGG und die Klagefrist nach § 61b ArbGG zu einer Zahl zusammen, die im Gesetz nirgends steht. Was gilt, ist der Grundsatz der Speicherbegrenzung: so lange wie nötig, nicht länger. Deshalb löschen wir automatisch.
Der Fristbeginn ist das Absage-Datum, nicht der Eingang der Bewerbung. Eine Bewerbung, die drei Monate im Verfahren lag, wird also nicht früher anonymisiert als eine, die sofort abgesagt wurde — die Frist soll den Zeitraum abdecken, in dem ein Anspruch geltend gemacht werden kann, und der beginnt mit der Absage.
Anonymisiert — nicht gelöscht
Nach Ablauf der Frist fallen Name, Kontaktdaten, Anschreiben und alle Antworten unwiderruflich weg. Was bleibt, ist ein Datensatz ohne Personenbezug: „eine Bewerbung, am 3. März, über QR-Code, abgesagt".
Der Grund ist praktisch: Würden wir ganz löschen, sähe dein Reporting für den März im September plötzlich anders aus als im April. Zählwerte hatten nie einen Personenbezug — also gibt es keinen Grund, sie mitzunehmen.
Löschst du eine Bewerbung selbst, wird sie wirklich gelöscht. Das hast du dann ausdrücklich für diesen einen Fall angeordnet.
Wenn ein Verfahren läuft
Macht jemand einen Anspruch nach dem AGG geltend, brauchst du die Unterlagen als Beweismittel — ausgerechnet dann würde die Automatik sie entfernen. Dafür gibt es in der Bewerbungsliste im Admin „Löschung aussetzen".
- Ohne Begründung geht es nicht. Eine Aussetzung ohne nachvollziehbaren Grund ist gegenüber der Aufsichtsbehörde wertlos.
- Zeitpunkt, Person und Begründung werden im System protokolliert — die Aufhebung ebenso.
- Ausgesetzte Löschungen kannst du in der Bewerbungsliste filtern. Bitte hebe sie auf, sobald der Grund entfallen ist: Eine Aussetzung ist kein Dauerzustand.
Rechtsgrundlage ist Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO — Speicherung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Wenn du länger in Kontakt bleiben willst
Dann brauchst du die Einwilligung des Bewerbers in den Talentpool (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; den Talentpool gibt es ab BUSINESS). Ohne diesen aktiv gesetzten Haken dürfen die Daten nach der Absage nicht für spätere Stellen aufbewahrt werden — auch nicht „nur die E-Mail-Adresse".
Die Einwilligung muss drei Dinge erfüllen, und alle drei sind im Funnel schon so gebaut:
- freiwillig — sie hat keinen Einfluss auf das laufende Verfahren
- aktiv — ein leeres Kästchen, das der Bewerber selbst ankreuzt; kein Voreinstellen
- widerrufbar — jederzeit, ohne Angabe von Gründen, mit sofortiger Löschung
Absage-Text: bewusst ohne Begründung
Die vorformulierte Absage nennt keinen Ablehnungsgrund. Das ist Absicht: Jede genannte Ursache kann im Streitfall als Anknüpfungspunkt für einen Anspruch nach § 15 AGG dienen. Freundlich ja, begründend nein.
Tipp: Bei pausierter Lizenz bleiben deine Bewerberdaten lesbar und exportierbar; nach einer Kündigung noch 90 Tage über das Vertragsende hinaus, danach wird gelöscht — siehe Kündigen.
Stand: September 2026. Diese Hinweise sind eine Orientierungshilfe und ersetzen keine Rechtsberatung.