In der App liegt alles, was hereinkommt, in einer Liste: Bewerbungen, gebuchte Termine und Anfragen. Egal, welche Ziele du laufen hast — du schaust an eine Stelle.
Die Chips unten
Die Filter liegen unten, gleich über den drei Tabs — dort, wo der Daumen schon ist. Damit filterst du nach Art:
- Alle — alles, das Neueste zuerst
- Bewerbungen · Termine · Anfragen — nur diese Art
Die Zahl im Chip ist, was die Liste zeigt. „Bewerbungen · 7" heißt: sieben Bewerbungen, abgeschlossene eingerechnet. Mehr behauptet die Zahl nicht.
Die Reihe ist breiter als der Bildschirm — du wischst sie seitwärts. Was du antippst, rückt dabei in die Mitte.
Wählst du eine Art, erscheint eine zweite Reihe: die Stände dieser Art. Bei „Alle" gibt es sie nicht, weil „Angebot draußen" nur Anfragen haben und „Geplant" nur Termine.
Der rote Punkt am Tab
Am Tab Posteingang steht eine rote Zahl. Sie zählt zwei Dinge:
- Einträge, die noch auf „Neu" stehen — du hast sie noch nicht angefasst
- Einträge, zu denen eine Mail nicht angekommen ist — Bewerbung, Termin oder Anfrage
Sie zählt nicht, was „offen" ist. Eine Bewerbung, die du kontaktiert hast und bei der du auf Antwort wartest, ist offen — aber sie ruft nicht. Ein roter Punkt, der wochenlang rot bleibt, wird zur Tapete.
Gebuchte Termine erscheinen deshalb nicht darin: Ein Termin ist von Anfang an „Geplant", nicht „Neu". Dass er hereinkam, erfährst du über die Push-Nachricht und über den Kopf Heute oben im Posteingang, der deinen Tag zeigt — die Termine des Tages und was neu ist. Alle Termine stehen außerdem im Reiter Kalender.
Wischen, Blatt, Rückgängig
Wischst du eine Karte nach rechts, setzt du den nächsten Schritt („Neu" wird „Kontaktiert", „Geplant" wird „Stattgefunden" — das erst nach Beginn des Termins). Danach steht kurz Rückgängig da. Das ⋯-Blatt an der Karte zeigt alle Stufen und die Aktionen. Die App läuft auch ohne Netz: Was du unterwegs setzt, wird nachgetragen, sobald du wieder Empfang hast — nur das Abhaken eines Zustellfehlers und das Absagen eines Termins brauchen Netz.
Die Karte
Links an jeder Karte steht die Farbe des Ziels — dieselbe wie in der Auswertung. So siehst du beim Durchwischen, was du vor dir hast, ohne zu lesen. Das Wort davor sagt es zusätzlich: Bewerbung, Termin oder Anfrage.
Neben dem Namen können zwei Marken stehen — die eine heißt „hier war noch niemand", die andere „hier muss jemand ran". Eine neue Bewerbung, deren Bestätigung nicht ankam, trägt beide:
- NEU (dunkel) — du hast den Eintrag noch nicht angefasst
- MAIL NICHT ZUGESTELLT (rot) — eine Mail an die Person ist nicht angekommen: die Bestätigung einer Bewerbung, eines Termins oder einer Anfrage, eine Terminerinnerung oder eine Absage. Die Kante links wird bei diesen Karten rot statt zielfarben.
Tippst du die Karte an, steht oben ein Kasten mit drei Auskünften: welche Mail es war, warum sie nicht ankam — und was jetzt zu tun ist. Meist heißt das: kurz anrufen, denn die Person weiß womöglich nicht, dass ihre Bewerbung angekommen ist oder dass der Termin steht.
| Im Kasten steht | Das heißt |
|---|---|
| „… ging nicht raus" | Schon die Übergabe an den Versanddienst ist gescheitert — die Mail hat das Haus nie verlassen. |
| „… ist nicht angekommen" | Der Versanddienst hat sie angenommen und später gemeldet, dass sie nicht zustellbar war: Die Adresse gibt es nicht (Tippfehler?), das Postfach ist voll, oder der Empfänger-Server hat sie abgewiesen. |
Kommt dieselbe Mail später doch noch an — etwa nach einem vollen Postfach —, verschwindet die Marke von selbst. Ist die Adresse falsch, bleibt sie stehen — bis du sie abhakst:
„Erledigt — Marke entfernen" steht unten im Kasten. Tipp darauf, wenn du angerufen hast (oder es nichts mehr zu tun gibt). Danach ruft der Eintrag nicht mehr: keine rote Marke, keine Zahl am Tab. Der Kasten bleibt in Grau stehen — mit dem Grund und dem Datum, an dem abgehakt wurde. So weißt du auch in sechs Wochen noch, warum die Absage nie ankam. Wer abgehakt hat, steht im Konto-Log.
Zum Abhaken braucht es Netz: Der Haken nimmt die Marke bei allen in eurem Betrieb weg. Und kommt später eine andere Mail an dieselbe Person nicht an — etwa die Erinnerung nach der Bestätigung —, wird der Eintrag wieder rot.
Am Schreibtisch steht derselbe Kasten mit demselben Knopf: im Admin unter Bewerbungen, Anfragen und Termine direkt am Eintrag. Ob du in der App oder am Schreibtisch abhakst, ist einerlei — es ist derselbe Haken.
Meldet der Versanddienst, dass die Mail an euch („Neue Bewerbung …", „Neuer Termin …") nicht ankam, macht das einen Eintrag nicht rot: Die Marke sagt etwas über die Person, nicht über euer Postfach. Stattdessen zeigt der Admin auf jeder Seite ein rotes Band „Eure Meldungen kommen nicht an" mit Zeitpunkt und dem Grund des Versanddienstes — bis eine Meldung wieder ankommt oder ihr unter Termine › Wohin die Meldungen gehen eine gültige Adresse speichert. Bewerbungs-Meldungen gehen an die Login-Adressen eures Betriebs (Konto & Lizenz › Zugang), Termin- und Anfrage-Meldungen an die Adresse unter „Wohin die Meldungen gehen".
Genau diese zwei zählt auch der rote Punkt am Tab. Der Stand rechts außen („Kontaktiert", „Geplant", „Zugesagt" …) ist dagegen nur eine Auskunft.
Der Stand — je Art ein eigener Weg
| Art | Stände |
|---|---|
| Bewerbung | Neu → Kontaktiert → Termin vereinbart → Zugesagt oder Abgesagt |
| Anfrage | Neu → Kontaktiert → Termin vereinbart → Angebot draußen → Zugesagt oder Abgesagt |
| Termin | Geplant → Stattgefunden, Nicht erschienen oder Abgesagt |
Bewerbung und Anfrage tragen bewusst dieselben Wörter — in einer gemischten Liste musst du nicht zwei Vokabulare lesen. Die Anfrage hat eine Stufe mehr: Angebot draußen. Sie ist bei „Aufträge gewinnen" die entscheidende, und keine der anderen kann sie ersetzen.
Antippen oder Wischen genügt. Zwei Dinge sind dabei wichtig:
Einen Termin sagst du über den eigenen Knopf „Termin absagen …" ab — mit Rückfrage und, wenn du willst, einer Nachricht an den Kunden. Das schickt ihm eine Absage und gibt den Platz im Kalender wieder frei; dafür braucht es Netz. Ein abgesagter Termin lässt sich danach nicht mehr auf einen anderen Stand setzen — für ein neues Gespräch buchst du einen neuen Termin.
„Abgesagt" bei einer Bewerbung schickt dagegen nichts. Der Stand ist eine interne Notiz, die du zurücknehmen kannst. Die freundliche Absage an den Bewerber ist ein eigener Knopf mit Rückfrage.
Anrufen, WhatsApp, E-Mail
Bei jeder Art stehen dieselben drei Knöpfe, und die Nachricht ist schon geschrieben — beim Bewerber im Du, beim Kunden im Sie. Den Wortlaut für Bewerbungen stellst du unter Einstellungen ein.
Ist eine Nummer nicht als Handynummer erkennbar, bleibt der WhatsApp-Knopf grau. Wir raten dabei nicht: Eine Nachricht an eine geratene Nummer erreicht einen Fremden, und du erfährst es nie.
Anfragen: Werbung erst nach Bestätigung
Hat jemand bei der Anfrage das Häkchen für Werbung gesetzt, steht am Eintrag „Werbe-Einwilligung noch nicht bestätigt", bis er den Link in seiner Bestätigungsmail angeklickt hat. Bis dahin darfst du ihm keine Werbung schicken. Auf seine Anfrage antworten darfst du natürlich sofort — das ist keine Werbung.
Ist sie bestätigt, steht das Datum in der Detailansicht.
Was sich aufs Handy meldet
Unter Einstellungen → Was sich aufs Handy meldet wählst du, welche Arten dir eine Push-Nachricht schicken. Voreingestellt sind alle drei. Nimmst du alle Häkchen weg, kommt keine Push mehr — im Posteingang steht trotzdem alles.
In der Nachricht steht nicht nur, dass etwas da ist, sondern das, woran du entscheidest, ob du jetzt hinsiehst:
- Bewerbung — die Stelle und die Selbsteinschätzungen
- Termin — wann er ist („morgen um 09:00 Uhr")
- Anfrage — das Anliegen und der Zeitrahmen
Nachts ist Ruhe
Zwischen 22:00 und 07:00 meldet sich nichts. Was in dieser Zeit hereinkommt, steht sofort im Posteingang — und am Morgen bekommst du eine Nachricht mit allem, was in der Nacht kam („2 Bewerbungen und 1 Anfrage — seit 22:00 Uhr"). Kam nichts, kommt auch keine Nachricht.
Die Zeiten stellst du unter Einstellungen → Ruhezeiten ein. Leerst du beide Felder, meldet sich wieder alles rund um die Uhr — das ist für Betriebe gedacht, die abends und nachts arbeiten.
Hinweis: Die alte Adresse der Bewerbungsliste funktioniert weiter. Hast du sie auf dem Startbildschirm, landest du im Posteingang mit dem Filter „Bewerbungen".